¿Cómo preparar una proforma de ínfima cuantía en Ecuador?

Para preparar una proforma de ínfima cuantía es necesario revisar cuidadosamente la necesidad publicada, identificar sus ítems, verificar cantidades, establecer precios y presentar una cotización clara con los datos del proveedor.

1. Revisa toda la información de la necesidad

Antes de calcular precios, lee la descripción completa de la necesidad. Revisa la entidad contratante, el lugar de entrega, las especificaciones, las cantidades solicitadas y cualquier condición adicional.

Evita preparar la proforma basándote únicamente en el título del proceso. Una diferencia pequeña en las características del producto, la unidad de medida o el lugar de entrega puede modificar el costo.

2. Organiza los productos o servicios solicitados

Prepara una lista ordenada con cada ítem. Como mínimo, conviene registrar:

• Número del ítem.
• Código CPC, cuando esté disponible.
• Descripción del producto o servicio.
• Unidad de medida.
• Cantidad solicitada.
• Valor unitario.
• Impuestos aplicables.
• Valor total.

3. Calcula correctamente los precios

El valor unitario debe considerar los costos necesarios para cumplir con la entrega. Dependiendo de la necesidad, esto puede incluir transporte, embalaje, instalación, personal u otros componentes.

Revisa cuidadosamente las operaciones matemáticas y verifica que la suma de los subtotales, impuestos y total general coincida con los valores presentados.

4. Completa los datos del proveedor

La proforma debe identificar claramente a la persona o empresa que presenta la cotización. Incluye los datos comerciales y de contacto que correspondan, como razón social, identificación tributaria, dirección, teléfono y correo electrónico.

5. Define la vigencia de la cotización

Indica durante cuántos días se mantendrán los precios ofertados. Antes de presentar la proforma, confirma que la vigencia sea suficiente para el tiempo previsto dentro del proceso.

6. Revisa el documento antes de enviarlo

Comprueba que los nombres, cantidades, precios, impuestos y datos del proveedor sean correctos. También verifica que el archivo sea legible y que corresponda exactamente a la necesidad en la que deseas participar.

¿Cómo ayuda ÍnfimaFast?

ÍnfimaFast permite consultar oportunidades de ínfima cuantía, filtrar procesos, extraer y organizar los ítems, registrar precios y generar proformas en Word.

Esto reduce el trabajo repetitivo y facilita que el proveedor mantenga la información de sus cotizaciones organizada antes de presentarlas.

Lista rápida de comprobación

• Leí completamente la necesidad.
• Verifiqué las especificaciones y cantidades.
• Registré correctamente los valores unitarios.
• Revisé subtotales, impuestos y total general.
• Incluí los datos del proveedor.
• Definí la vigencia de la proforma.
• Comprobé el documento antes de presentarlo.